Kinh nghiệm mở phòng khám nha khoa cho người mới vào nghề

I. Điều kiện và thủ tục mở phòng khám nha khoa

1. Điều kiện

a. Về cơ sở vật chất

• Phòng khám chuyên khoa phải có phòng khám bệnh và phòng chữa bệnh có diện tích tối thiểu là 10m², cùng với không gian đón tiếp người bệnh
• Nếu có thực hiện bất kì thủ thuật nào, bao gồm cả kỹ thuật cấy ghép răng (implant), phòng thủ thuật cần phải có diện tích tối thiểu là 10m².
• Nếu phòng khám chuyên khoa răng - hàm - mặt có nhiều hơn một ghế răng, yêu cầu đảm bảo diện tích cho mỗi ghế răng không dưới 5m².
• Nếu phòng khám chuyên khoa sử dụng thiết bị bức xạ, kể cả thiết bị X-Quang chụp răng gắn liền với ghế răng, cần tuân thủ các quy định về an toàn bức xạ theo quy định của pháp luật.

b. Về thiết bị y tế

• Có sẵn hộp thuốc chống sốc và đầy đủ thuốc cấp cứu chuyên khoa
• Phòng khám tư vấn sức khỏe qua phương tiện CNTT không yêu cầu có thiết bị y tế quy định ơ trên, nhưng phải đảm bảo có đủ phương tiện công nghệ thông tin, viễn thông, và thiết bị phù hợp với hoạt động đăng ký.

c. Về nhân sự

• Là bác sĩ có chứng chỉ chuyên môn phù hợp với chuyên ngành được đăng ký
• Có ít nhất 54 tháng kinh nghiệm khám và chữa bệnh trong chuyên khoa đó.

2. Thủ tục

a. Đăng ký kinh doanh phòng khám nha khoa

Các bước đăng ký kinh doanh phòng khám nha khoa

b. Xin giấy phép thành lập phòng khám nha khoa

Hồ sơ xin giấy phép thành lập phòng khám nha khoa

II. Quy trình mở phòng khám nha khoa

Quy trình mở phòng khám nha khoa

1. Lập kế hoạch mở phòng khám nha khoa và nghiên cứu thị trường

• Phân tích nhu cầu thị trường:

• Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh:

2. Chuẩn bị các giấy tờ và hồ sơ cần thiết

• Đăng ký kinh doanh

• Giấy phép y tế

•  Bảo hiểm nghề nghiệp

•  Thủ tục thuế

3. Thiết kế và trang bị phòng khám nha khoa

a. Xác định vị trí và lựa chọn mặt bằng

b. Thiết kế nội thất

• Không gian đón tiếp khách:
  • Tạo một không gian chờ thoải mái và trấn an với nền nhẹ và bố trí nội thất chọn lọc.
  • Sắp xếp ghế ngồi sao cho tạo cảm giác riêng tư cho từng bệnh nhân.
• Khu vực làm việc:
  • Thiết kế khu vực làm việc sạch sẽ và thoải mái cho bác sĩ và nhân viên y tế;
  • Đảm bảo mọi trang thiết bị y tế được sắp xếp hợp lý và dễ tiếp cận.
• Phòng mổ và phòng xét nghiệm:
  • Nếu có kế hoạch mở rộng dịch vụ, hãy dành một phần của không gian cho phòng mổ và phòng xét nghiệm;
  • Đảm bảo có đủ ánh sáng tự nhiên và hệ thống đèn hiệu quả.
• Khu vực ghi chú và quản lý hồ sơ:
  • Thiết lập một không gian để ghi chú và quản lý hồ sơ bệnh nhân, đảm bảo tính bảo mật và dễ tiếp cận.

Thiết kế nội thất cho phòng khám nha khoa

c. Chọn mua trang thiết bị y tế hiện đại

• Máy X Quang 3D kỹ thuật số: Dùng để chụp hình cắt lớp của cấu trúc răng và hàm mặt, giúp chẩn đoán chính xác và lập kế hoạch điều trị.
• Máy cắm Implant với phần mềm cấy ghép Implant: Hỗ trợ việc cấy ghép Implant bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến và phần mềm đặc biệt để đảm bảo sự chính xác và an toàn.
• Phần mềm thiết kế nụ cười DSD – Digital Smile Design: Cho phép nha sĩ thiết kế mô phỏng nụ cười kỹ thuật số, giúp bệnh nhân hiểu và đồng thuận với kết quả dự kiến trước khi thực hiện điều trị.
• Máy lấy cao răng siêu âm: Sử dụng sóng siêu âm để loại bỏ cao răng và cao vôi, giúp duy trì sức khỏe nướu và răng.
• Máy cắt xương siêu âm: Hỗ trợ trong các ca phẫu thuật chỉnh hình hàm mặt bằng cách cắt xương mà không làm tổn thương mô xung quanh.
• Máy Scan 3D trong miệng: Tạo hình ảnh 3D chính xác của răng và nướu, cung cấp thông tin chi tiết để định hình kế hoạch điều trị.
• Đèn trám răng Halogen: Ánh sáng tập trung, chất lượng cao giúp nha sĩ thực hiện các thủ tục điều trị và phục hình một cách chính xác.

Trang thiết bị hiện đại trong phòng khám nha khoa

4. Thuê đội ngũ nhân sự chất lượng

a. Lựa chọn bác sĩ chuyên nghiệp

• Xác định nhu cầu: Xác định số lượng bác sĩ cần tuyển dụng dựa trên dự án mở phòng khám và mô hình kinh doanh của bạn.
• Tuyển dụng: Sử dụng các kênh tuyển dụng  phù hợp như trang web tuyển dụng, mạng xã hội, và các tổ chức y tế để quảng bá vị trí tuyển dụng.
• Phỏng vấn và lựa chọn:
  • Tổ chức phỏng vấn để đánh giá kỹ năng chuyên môn và sự phù hợp với môi trường làm việc của bác sĩ;
  • Xem xét hồ sơ và tham khảo ý kiến từ cộng đồng y tế để đảm bảo chất lượng.

Bác sỹ tại phòng khám nha khoa

b. Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ chăm sóc bệnh nhân

• Xác định vai trò cần thiết: Xác định các vai trò hỗ trợ như y tá, lễ tân, và nhân viên hỗ trợ để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
• Quảng bá vị trí tuyển dụng:
  • Sử dụng các phương tiện truyền thông và kênh trực tuyến để quảng bá vị trí tuyển dụng.
  • Liên kết với trường đào tạo y tế và các cơ sở giáo dục để thu hút ứng viên chất lượng.
• Phỏng vấn và xác minh thông tin tham chiếu:
  • Tổ chức phỏng vấn để đánh giá kỹ năng mềm và sự hợp tác của ứng viên;
  • Kiểm tra tham chiếu từ các đơn vị làm việc trước để đảm bảo chất lượng và độ tin cậy.

c. Tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhân sự phòng khám

• Đào tạo và phát triển
  • Cung cấp chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng và hiểu biết của nhân sự;
  • Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp để giữ chân và tăng động lực làm việc.
• Không gian làm việc tích cực
  • Tạo một môi trường làm việc thoải mái và hỗ trợ để tăng cường tinh thần làm việc;
  • Xây dựng một cộng đồng làm việc tích cực và đội ngũ nhân sự hòa đồng.
• Thực hiện quản lý hiệu quả và đánh giá định kỳ
  • Sử dụng quản lý hiệu quả để theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân sự;
  • Tổ chức cuộc họp định kỳ để lắng nghe ý kiến và giải quyết vấn đề.

• Top 10+ thiết bị, dụng cụ nha khoa phổ biến tại phòng khám
• Mở phòng khám nha khoa cần bao nhiêu tiền? Cách tối ưu chi phí

5. Xây dựng hệ thống quản lý

a. Triển khai hệ thống quản lý thông tin khách hàng

• Hồ sơ bệnh nhân điện tử:
  • Chọn một hệ thống quản lý bệnh nhân điện tử hiện đại để lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh nhân một cách hiệu quả;
  • Đảm bảo an ninh thông tin và tuân thủ quy định về bảo vệ thông tin cá nhân..
• Lịch hẹn và quản lý khám bệnh:
  • Sử dụng phần mềm đặt lịch hẹn để tự động hóa quy trình đặt và quản lý lịch khám;
  • Cung cấp cảnh báo và nhắc nhở cho bệnh nhân về các cuộc hẹn.
• Tích hợp hệ thống thanh toán
  • Liên kết hệ thống thanh toán để thuận tiện quản lý chi phí và thanh toán từ bệnh nhân;
  • Tích hợp các tùy chọn thanh toán trực tuyến để tối ưu hóa trải nghiệm của bệnh nhân.

b. Quản lý thuốc và vật tư y tế

• Hệ thống quản lý thuốc
  • Sử dụng phần mềm quản lý thuốc để theo dõi số lượng và hạn sử dụng của các loại thuốc;
  • Xây dựng hệ thống cảnh báo khi cần đặt hàng mới để tránh thiếu hụt.
• Lưu trữ vật tư y  tế
  • Xây dựng kho lưu trữ vật tư y tế hiệu quả với hệ thống đánh mã và ghi chú chi tiết;
  • Theo dõi sự tiêu thụ và đặt hàng mới khi cần thiết để duy trì kho hàng ổn định.
• Đảm bảo tuân thủ quy định:
  • Tuân thủ các quy định về quản lý thuốc và vật tư y tế đặt ra bởi cơ quan y tế địa phương và quốc gia;
  • Liên tục cập nhật hệ thống để đảm bảo tuân thủ mới nhất.

c. Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng hệ thống

• Chương trình đào tạo và hướng dẫn người dử dụng:
  • Tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống quản lý;
  • Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và video hướng dẫn để hỗ trợ quá trình đào tạo.
• Hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn:
  • Tích hợp hệ thống hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn để giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng;
  • Duy trì một dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp để giải đáp mọi thắc mắc.

Các chi phí cơ bản cho phòng khám nha khoa

a. Chi phí thiết bị y tế và vật tư

• Mua sắm và bảo trì thiết bị nha khoa như bàn ghế, máy X-quang, máy nén khí, và các dụng cụ khám bệnh;
• Các dụng cụ y tế thường dùng như găng tay, khẩu trang, nước sát trùng và các vật dụng phục vụ trong quá trình khám và điều trị.

b. Chi phí cho việc thuê và trang trí địa điểm

• Chi phí thuê mặt bằng hoặc nếu áp dụng, chi phí mua bất động sản;
• Chi phí trang trí và nâng cấp không gian để tạo một môi trường chuyên nghiệp và thoải mái.

c. Chi phí đào tạo và nhân sự

• Chi phí đào tạo cho bác sĩ, y tá, và nhân viên về cách sử dụng thiết bị mới và cập nhật kiến thức chuyên ngành;
• Ngân sách cho việc trả lương và các khoản phụ cấp.

d. Chi phí quảng bá và tiếp thị

• Quảng cáo và tiếp thị để thu hút bệnh nhân mới;
• In ấn vật phẩm quảng bá như tờ rơi, danh thiếp, và biển quảng cáo.

e. Chi phí triển khai và duy trì phần mềm quản lý phòng khám

• Mua sắm và duy trì phần mềm quản lý bệnh nhân, lịch hẹn, và tài chính;
• Chi phí cập nhật và nâng cấp hệ thống.

f. Chi phí bảo hiểm và pháp lý

• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp để bảo vệ khỏi rủi ro pháp lý;
• Chi phí liên quan đến các dịch vụ pháp lý và tư vấn.

g. Chi phí vận chuyển

• Chi phí liên quan đến vận chuyển thiết bị, vật tư, và nhân viên nếu cần.

h. Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa

• Bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa cho thiết bị y tế và vật tư.
• Chi phí bảo dưỡng và bảo trì cơ sở vật chất.

i. Chi phí điện nước: 

• Chi phí tiêu thụ điện và nước cho việc vận hành phòng khám.

7. Chiến Lược Tiếp Thị và Quảng Cáo - Kinh nghiệm mở phòng khám nha khoa

a. Tiếp thị Offline

• • In ấn vật phẩm quảng cáo như tờ rơi, danh thiếp, và biển quảng cáo để phổ biến thông tin về phòng khám;
  • Tổ chức sự kiện cộng đồng và tham gia các triển lãm y tế để tạo sự nhận thức trong cộng đồng;
  • Quảng cáo trên phương tiện truyền thông địa phương như radio hoặc báo chí để tiếp cận khách hàng mục tiêu..

Quảng cáo offline cho phòng khám nha khoa

b. Tiếp thị Online

• • Xây dựng và duy trì trang web chính thức với thông tin đầy đủ và cập nhật;
  • Sử dụng kỹ thuật SEO để tối ưu hóa trang web và tăng khả năng xuất hiện trên công cụ tìm kiếm;
  • Quảng cáo trực tuyến thông qua Google Ads để hiển thị ở vị trí hàng đầu trên trang kết quả tìm kiếm;
  • Sử dụng mạng xã hội để tương tác với cộng đồng và chia sẻ kiến thức về chăm sóc nha khoa.

• • Kết nối hiệu quả với khách hàng qua dịch vụ và khu vực sinh sống:
    • Phòng khám sẽ chú trọng tối ưu hóa mô tả về các dịch vụ nha khoa mà mình cung cấp trên NhaKhoaHub, đảm bảo rõ ràng và hấp dẫn cho khách hàng.
    • Sử dụng từ khóa phù hợp để tăng khả năng xuất hiện trong kết quả tìm kiếm khi khách hàng tìm kiếm theo khu vực sinh sống.
  • Quản lý và tối uu hóa đánh giá từ khách hàng:
    • Phòng khám nên thường xuyên theo dõi và phản hồi trực tiếp trên đánh giá từ khách hàng để đảm bảo sự hài lòng và giải quyết mọi vấn đề một cách chuyên nghiệp.
    • Khuyến khích bệnh nhân hài lòng viết đánh giá để tạo ra một hình ảnh tích cực và đáng tin cậy về dịch vụ.
  • Đầu tư vào quảng cáo và nổi bật trên NhaKhoaHub:
    • Phòng khám có thể xem xét chiến lược quảng cáo trên NhaKhoaHub để tăng khả năng xuất hiện đầu tiên khi khách hàng tìm kiếm
    • Hình ảnh chuyên nghiệp và mô tả thuận lợi sẽ tăng sự thu hút
  • Hợp tác và tư vấn miễn phí
    • Nâng cao tầm ảnh hưởng bằng cách hợp tác với NhaKhoaHub và đưa ra tư vấn miễn phí, tăng cơ hội thu hút lượng lớn người xem và bệnh nhân tiềm năng.
  • Xác nhận chất lượng dịch vụ
    • Tham gia các chương trình chứng nhận và đánh giá chất lượng để tăng cường uy tín và niềm tin từ phía bệnh nhân.

Tiếp thị trên NhaKhoaHub

• Bài học thành công từ Bác sỹ Trần Trí Đạt - Giám đốc của phòng khám nha khoa Vdental

Bác sĩ Trần Trí Đạt chia sẻ kinh nghiệm mở phòng khám nha khoa  (Nguồn: Báo tuổi trẻ Thủ Đô)

• Bài học thành công từ Tổng Giám đốc Nha Khoa Kim – Sử Duy Bin

TGĐ Sử Duy Bin chia sẻ kinh nghiệm mở phòng khám nha khoa (Nguồn: Nha khoa Kim)

Kết luận